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档案立卷程序
作者:档案室 来源:档案室 发布日期:2015-09-26 15:25:39

 

文件材料立卷要求

1.部门立卷

教育部令第 27 号《高等学校档案管理办法》 第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

2.预立卷

2.1.什么是预立卷

各归档单位根据本部门文件材料形成规律、参照《高等学校档案管理办法》,预先编制案卷类目。(案卷是按性质分类整理具有内部联系的一组文件材料)

 

 

类 目

作者、来源

名            称

文   种

类目1

(案卷1)

党政办

2014年申请变动专业及相关文件(增、减、名称变化等)

请示、批复

类目2

教学科

课表、进程表

 

类目3

人才培养方案

 

类目4

 

 

 

……

 

 

 

2.2如何进行预立卷

(1)准备工作:

兼职档案员应该在年初或者上一年年末,根据类目(文件资料种类)不同准备若干卷夹,卷夹封面和卷脊上写清类目名称,然后将卷夹按号顺序排列,以备随时归卷和查找文件。

如教学材料中可设“人才培养方案”、“课表、进程表”、“教学考核”等不同的卷夹。这些材料虽然都属于教务处,但是分归不同的人管理,兼职档案员需在要年初操心把这些归不同人管理的资料都收到一起,然后分卷整理,如果之前设好卷夹,就不会在收集的过程中忘记其中某一项资料。

(2)归卷工作:

文件归卷之前应该检查页数、附件等是否齐全完整,文书处理程序是否完成,处理的来龙去脉是否注明,然后将文件按案卷类目对号入座,归入卷夹。对于不须立卷归档的文件材料,可以另备卷夹单独存放,后面也不须移交档案室。

(3)预立卷类目的修改与调整:

事先编制的立卷类目难免与实际形成的类目有出入,这是很正常的,兼职档案员可以在平时归卷过程中,根据实际情况随时进行调整。

比如在教学文件材料中,有“人才培养方案”、“课表”、“进程表”、“转专业学生学籍文件”等类目。对于转专业这类资料,有一年可能就没有,就可以暂时把这类去掉。再比如2014年处理了一批留级、退学学生,以前年度可能没有过,就需要专门设一个卷夹来放这类文件材料。

3.收集文件材料

3.1.立卷归档分工:

各门类的归档材料,由形成材料的部门负责立卷归档。

3.2.材料收集原则:

必须对学校和社会有史料和研究价值,具有参考和凭证作用,能反映学校各个部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。(各类档案材料的具体收集内容见第四部分)

4.填写或打印卷内文件目录、备考表、案卷封面(准备移交)

   卷内文件目录一式两份,一份位于卷内文件之前作为目录、另一份由档案移交人自己保管(移交时要附卷内文件目录的电子文档)。

   附:1.档案移交目录标准格式

            2.卷内文件目录格式一、卷内文件目录格式二

5.移交档案

5.1.归档验收:

移交档案时,交接双方当面检查,档案室根据有关标准进行验收,不符合标准者,档案室有权要求重新整理后再移交。

5.2.移交手续:

移交时要填写档案移交目录,移交人和接收人双方签字备查。

5.3.归档时间:

    按照《高等学校档案管理办法》的规定,年度档案于次年6月前移交;学年度档案于次学年12月前移交档案室。

 

 

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