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关于做好2018年度档案材料立卷归档工作的通知
作者:档案室 来源:档案室 发布日期:2019-04-15 11:20:43

                                                                                         

 

校属各单位:

为做好2018年档案立卷归档工作,根据学校档案管理相关规定,请各单位指定专人负责本部门归档工作,将部门2018年及之前应归档的档案资料进行收集、整理,按要求立卷后上交学校党政办综合档案室,确保各类档案及时、完整、准确归档。

一、立卷归档范围和内容

(一)各部门2018年1月1日——2018年12月31日在工作中产生的具有保存、查阅价值的拟立卷文件资料。2018年度以前没有移交的,请一并整理移交。

(二)移交内容请参考附件。卷内目录及应上传电子文件资料请通过OA邮件发送到档案室。

二、立卷归档要求

(一)档案立卷归档工作,是一项重要的基础性工作。各单位负责人要严格把关,认真审核归档内容,重要文件材料须有相应的标识,例如加盖公章、领导人或经办人签字等,确保归档材料齐全、完整、有效。

(二)移交时间截止2019年6月30日。

(三)各单位上交的文件资料必须按照档案归档范围要求进行分类,并建立电子档案目录,与纸制材料一并移交。

(四)所有档案移交档案室时必须填写《档案移交本》,履行移交手续。如果移交的纸质材料有电子档案,必须同时将电子档案移交档案室。

(五)档案的收集移交工作将作为学校对各部门年终考核的重要指标之一。

其他未尽事宜,请与党政办公室综合档案室联系。

 

    附件:《陕西国防工业职业技术学院归档范围》

 

                                                                                                                                                                                                                                  (联系人:牛莉侠  王晓娟   电话:84962709)

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                    党政办公室

                                                                                                                                                                                                                                                                                        2019年4月15日

 

 

 

抄送:校领导。

陕西国防学院党政办公室                 2019年4月15日印发

 

 

 

附件1:

陕西国防工业职业技术学院归档范围

 

根据国家档案局《归档文件整理规则》(DAT22-2000)、《高等学校档案管理办法》的要求,结合我院档案工作实际,档案归档请参照以下范围:

一、党政工作归档的主要内容包括党群、行政两大方面

(一)党务、行政归档由党政办秘书办公室及机要室负责

1. 党委文件(机要室)

2. 行政文件(机要室)

3. 党政办文件(机要室)

4. 外来文件(机要室)

5. 合同(机要室)

6. 报表(机要室)

7. 党委会议记录(秘书办公室)

8. 行政会议记录(秘书办公室)

9. 中干会议记录(秘书办公室)

10.信息(秘书办公室)

(二)纪检监察档案的归档范围:

1.上级纪委关于纪检工作的文件

2.纪委工作规章制度

3.校纪委会议记录

4.党员处分、复查资料

5.群众来信来访及处理意见

6.上级有关监察、审计工作的文件

7.本院监察、审计工作计划、总结、调查报告

8.监察、审计工作统计年报及重要报表

(三)组织档案的归档范围:

1.上级关于组织工作的指示、决定、通知简报

2.本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

3.本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

4.落实政策的有关材料

5.干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要付任免呈报表)

6.中层干部任职情况

7.中层干部花名册

8.各支部委员名册

9.党员名册

10.关于吸收新党员、预备党员转正的文件材料

(四)宣传档案的归档范围:

1.上级关于宣传工作的文件

2.本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

3.教职工政治思想工作动态及调查材料

4.理论学习的决定、通知、计划、总结

5.反映本校重大活动的简报及图表

(五)学生工作部档案的归档范围:

1.上级有关学生思想政治工作的文件

2.本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

3.学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结

4.学生思想政治工作典型调查材料和统计

5.关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

6.各系学生政治工作人员名单

7.学生会文件、材料

8.学生组织的参与的各种学会、社团的有关材料

(六)工会档案的归档范围:

1.上级有关工会工作的文件。

2.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计。

3.会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举

结果、领导讲话、大会发言等文件)。

4.表彰工会先进集体、个人的材料、名单。

5.处分会员的有关材料。

6.工会委员会议记录、纪要。

7.女职工工作材料

8.会员名册

9.基层干部名册

(七)团委档案的归档范围:

  1. 上级关于团的工作文件
  2. 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

  1. 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

  1. 团委工作计划、报告、总结及规章制度。
  2. 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
  3. 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
  4. 处分团员的材料及复查材料
  5. 批准入团、离团材料及名单
  6. 团干部名单
  7. 团员名册
  8. 团委会议记录
  9. 团委牵头进行的重大活动的有关材料

(八)人事档案的归档范围:

  1. 上级有关人事工作的文件
  2. 教师认证资格审批表
  3. 干部履历表
  4. 职称认证资格审批表

5.本院人事工作规章制度

6.关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

7.关于校内机构设置、变化的文件材料

8.教职工业务考核材料

9.人事统计报表

10.教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表

11.教研室、研究室主任名册

12.教职工转正定级材料

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)

13.离退休人员名单

(九)招就处档案的归档范围:

1.招生宣传、招生工作总结

2. 招生计划、文件、招生宣传、招生工作总结

3. 录取审批表(招就处)

4. 新生名册(招就处)

5. 毕业生就业名单(招就处)

6.毕业工作计划、简报、总结

7.供需统计、计划、合同(招就处)

(十)教师发展中心档案的归档范围:

1.上级有关教师发展工作的文件。

2.教师培养、管理工作计划、规定、总结

3.教师进修计划、安排、总结

(十一)保卫处档案的归档范围:

1.上级有关保卫工作的文件

2.保卫工作的规章制度

3.保卫处工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

4.要害部门的公安保卫、消防工作

5.本院学保处职责范围内的规章制度

6.学保工作统计年报及重要报表

二、教学档案归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

1.学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

2.当年新生名单

3.教学文件(机要室)

4. 学生的奖励与处分(教务处)

5. 课表、教学进程表(教务处)

6. 教学质量考核表(教务处)

7. 人才培养方案(教务处)

8. 毕业证验印(教务处)

9. 远程教育相关文件(成教处)

三、各教学分院档案归档范围:

1.中学档案

2.团档

3.录取通知书

4.学生登记表

5.毕业生登记表

6.学籍卡

7.成绩单

四、基建档案归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术设备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面,归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体,形成的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

五、设备档案归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料(包括前期合同、招投标等)、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。(每一项设备的资料都要求要成套的一起上交)。

六、财会档案归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。

七、资产处

仪器设备档案内容包括综合管理,仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六方面。归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

八、新生档案应由各教学院、部按班级整理好,并提供相应的新生档案名单,统一由各教学院、部上交。

    九、其它如科研、产品、出版、声像等资料由相关部门自行归档保管。

 

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