文件材料立卷要求

1．部门立卷

教育部令第 27 号《高等学校档案管理办法》 第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

2．预立卷

2.1.什么是预立卷

各归档单位根据本部门文件材料形成规律、参照《高等学校档案管理办法》，预先编制案卷类目。（案卷是按性质分类整理具有内部联系的一组文件材料）

2.2如何进行预立卷

（1）准备工作：

兼职档案员应该在年初或者上一年年末，根据类目（文件资料种类）不同准备若干卷夹，卷夹封面和卷脊上写清类目名称，然后将卷夹按号顺序排列，以备随时归卷和查找文件。

如教学材料中可设“人才培养方案”、“课表、进程表”、“教学考核”等不同的卷夹。这些材料虽然都属于教务处，但是分归不同的人管理，兼职档案员需在要年初操心把这些归不同人管理的资料都收到一起，然后分卷整理，如果之前设好卷夹，就不会在收集的过程中忘记其中某一项资料。

（2）归卷工作：

文件归卷之前应该检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放，后面也不须移交档案室。

（3）预立卷类目的修改与调整：

事先编制的立卷类目难免与实际形成的类目有出入，这是很正常的，兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据实际情况随时进行调整。

比如在教学文件材料中，有“人才培养方案”、“课表”、“进程表”、“转专业学生学籍文件”等类目。对于转专业这类资料，有一年可能就没有，就可以暂时把这类去掉。再比如2014年处理了一批留级、退学学生，以前年度可能没有过，就需要专门设一个卷夹来放这类文件材料。

3．收集文件材料

3.1.立卷归档分工：

各门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。

3.2.材料收集原则：

必须对学校和社会有史料和研究价值，具有参考和凭证作用，能反映学校各个部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（各类档案材料的具体收集内容见第四部分）

4.填写或打印卷内文件目录、备考表、案卷封面（准备移交）

卷内文件目录一式两份，一份位于卷内文件之前作为目录、另一份由档案移交人自己保管（移交时要附卷内文件目录的电子文档）。

附：1.档案移交目录标准格式

2.卷内文件目录格式一、卷内文件目录格式二

5．移交档案

5.1.归档验收：

移交档案时，交接双方当面检查，档案室根据有关标准进行验收，不符合标准者，档案室有权要求重新整理后再移交。

5.2.移交手续：

移交时要填写档案移交目录，移交人和接收人双方签字备查。

5.3.归档时间：

按照《高等学校档案管理办法》的规定，年度档案于次年6月前移交；学年度档案于次学年12月前移交档案室。